Hvordan kan vi få mer lokalmat inn i kommunene i Østfold?

Mange kommuner i Østfold ønsker å bruke innkjøpsmakten sin mer strategisk – for å styrke bærekraft, beredskap og lokal verdiskaping gjennom offentlige måltider. Samtidig er veien fra ambisjon til gjennomføring krevende. Regelverk, volumkrav og etablerte innkjøpsrutiner gjør at lokalmat ofte faller utenfor, selv når viljen er til stede.

Dette er problemstillinger Guldkorn og Rakkestad Næringsråd har arbeidet systematisk med over tid. Som prosjektpartnere på norsk side i det grenseoverskridende Interreg-prosjektet Grensens Smaker har vi, i tett samspill med kommuner, produsenter og regionale aktører, utforsket hvordan mer lokalmat kan finne veien inn i offentlige anskaffelser i Østfold.

Arbeidet har ikke handlet om å finne én ferdig løsning, men om å forstå hva som faktisk fungerer i praksis – og hvorfor.

Hva har vi lært så langt?

Erfaringene fra arbeidet viser at utfordringene sjelden handler om manglende interesse for lokalmat. Tvert imot møter vi stor vilje i kommunene. Utfordringene ligger først og fremst i struktur, kompetanse og samspill – og i hvordan innkjøpsprosesser faktisk gjennomføres i praksis.

Gjennom det grenseoverskridende arbeidet har vi også fått et tydeligere bilde av hvordan dette arbeidet organiseres ulikt i Norge og Sverige. Erfaringene viser at kommunene har kommet ulikt langt, og at tilnærmingene må tilpasses deretter.

Samtidig peker én innsikt seg tydelig ut på tvers av landegrensene. Behovet for skreddersydde arbeidsformer, praksisnær kompetanse og læring gjennom erfaringsdeling er felles.

Flere læringspunkter peker seg særlig ut

Tidlig dialog er avgjørende

Tidspunktet for dialog med markedet er avgjørende. Når behov først avklares sent i anskaffelsesprosessen, blir handlingsrommet raskt snevret inn. Kravene låses, og muligheten til å ta i bruk lokale leveranser svekkes – også der både produkter og leverandører faktisk finnes.

Det er her Guldkorn har en tydelig rolle. Som nøytral tilrettelegger i tidlig fase kan Guldkorn bidra til at kommunene får bedre oversikt før rammene settes. Ved å koble produsentmiljøene tidlig på, samle kunnskap om lokale ressurser og legge til rette for strukturert dialog, styrkes beslutningsgrunnlaget i anskaffelsene.

Målet er ikke å favorisere enkeltaktører, men å legge til rette for mer treffsikre, kunnskapsbaserte innkjøp – innenfor gjeldende regelverk.

 

Kompetansegapet er reelt – på begge sider

Erfaringene viser at både kommuner og produsenter etterspør større trygghet i møtet med offentlig innkjøp. Kommunene ønsker bedre forståelse for hvordan regelverket kan brukes mer aktivt i praksis, mens produsentene har behov for økt kunnskap om krav knyttet til volum, dokumentasjon, emballasje og logistikk. Skal lokalmat fungere i offentlig sektor, må kompetansen bygges parallelt – hos begge parter.

Det er systemene, ikke produktene, som er flaskehalsen

I mange tilfeller finnes relevante produkter allerede lokalt. Utfordringen ligger sjelden i tilgang på varer, men i hvordan innkjøp er organisert, hvordan kontrakter er strukturert, og hvordan forutsigbarhet skapes over tid. Når systemene ikke er rigget for å ta i bruk lokale leveranser, faller produktene ut – selv når de er både tilgjengelige og konkurransedyktige.

Samarbeid gir større handlingsrom

Erfaringene viser også at samarbeid mellom kommuner kan åpne nye muligheter. Når flere kommuner ser på felles behov og løsninger, styrkes både volum, forutsigbarhet og gjennomføringskraft. Dette gir et bedre grunnlag for lokale leveranser enn når hver kommune står alene.

Hva finnes – og hvor nær er det?

En gjennomgående erfaring er at mange kommuner ikke har full oversikt over hva som faktisk produseres lokalt. Avstanden mellom kommune og produsent er ofte større i kunnskap enn i geografi. Her kan Guldkorn bidra ved å koble produsentmiljøer og kommuner tidligere i prosessen – ikke for å selge inn enkeltprodukter, men for å gi oversikt: Hva finnes? I hvilke volumer? Og til hvilke deler av måltidet?

Samtidig viser arbeidet at det allerede finnes ubrukte muligheter i eksisterende innkjøpsavtaler og anbud. Innenfor dagens rammer og innkjøpsportaler kan det ofte være rom for flere leverandører og større mangfold enn det som tas i bruk. Spørsmålet er derfor om Østfold-varene i mange tilfeller er nærmere enn både kjøkken og innkjøpsansvarlige er klar over.

Innovasjon i arbeidsform – en tydelig læring fra Grensens Smaker

I arbeidet med å få mer lokalmat inn i offentlige anskaffelser har Guldkorn valgt å forstå innovasjon som noe mer enn utvikling av nye løsninger. En tydelig læring fra prosjektet Grensens Smaker er at innovasjonen i stor grad har ligget i arbeidsformen – i hvordan arbeidet organiseres og gjennomføres i møte med kommunene.

Erfaringene viser at brede samlinger med mange beslutningstakere i liten grad har gitt ønsket effekt i Østfold. Kommunene står i svært ulike situasjoner, med ulike behov, avtalestrukturer og forutsetninger, og én felles tilnærming har vist seg lite treffsikker.

Derimot har en mer målrettet og tilpasset arbeidsform fungert bedre. Gjennom én-til-én-arbeid med hver enkelt kommune har Guldkorn kunnet ta utgangspunkt i kommunenes faktiske utgangspunkt: størrelse, organisering av innkjøp, eksisterende avtaler og tilgjengelig kompetanse. Noen kommuner er store, andre små. Noen har allerede avtaler som åpner for kjøp utenom rammeavtale, andre ikke. Denne variasjonen gjør standardløsninger lite egnet.

Innovasjonen har derfor vært å skreddersy arbeidsformen og jobbe tett med kommunene der ballen faktisk ruller – i pågående anskaffelser, eksisterende avtaler og daglig innkjøpspraksis. Erfaringene viser at dette gir bedre eierskap, større relevans og raskere framdrift.

Denne arbeidsformen er også styrket gjennom det grenseoverskridende samarbeidet i Grensens Smaker, der kommuner og aktører på begge sider av grensen har delt erfaringer om hva som faktisk fungerer i praksis.

Sammenlikningen har tydeliggjort at mange av utfordringene er gjenkjennelige på tvers av geografi – og at behovet for skreddersøm, tidlig involvering og kompetanse i innkjøpsrollen er gjennomgående.

Læring på tvers av grensen

Arbeidet i Østfold har vært tett koblet til erfaringer fra svenske kommuner gjennom Grensens Smaker. Sammenlikningen har tydeliggjort at arbeidet med lokalmat i offentlig sektor har kommet lengre i Sverige, der blant annet større samlinger og mer etablerte strategier i større grad fungerer.

Samtidig har prosjektet vist at tilnærmingene må tilpasses nasjonal kontekst. Erfaringene fra Østfold peker mot mer skreddersydde og praksisnære arbeidsformer, mens svenske erfaringer gir viktige impulser til videre utvikling.

Denne erfaringsutvekslingen har hatt høy verdi:

• Norske erfaringer med handlingsrom i innkjøp kan inspirere svenske kommuner

• Svenske strategier og systematikk kan styrke det norske arbeidet

• Samarbeid om logistikk, produsenttilpasning og kompetanse kan utvikles videre på tvers

  
  

Dette understreker prosjektets ambisjon om å utvikle praktiske og overførbare løsninger for økt bruk av lokalmat i offentlige kjøkken i hele grenseregionen.

Kompetanse som nøkkel

Erfaringene så langt peker tydelig i én retning: Skal flere kommuner lykkes med mer lokalmat i offentlige kjøkken, trengs det økt kompetanse på begge sider av bordet.

På denne bakgrunnen har Guldkorn i økende grad hatt en rolle som kompetansebygger og fasilitator i skjæringspunktet mellom kommune og næring.

Arbeidet har blant annet handlet om å:

• samle og systematisere erfaringer fra kommuner og produsenter

• legge til rette for arenaer for læring og erfaringsutveksling, tilpasset ulike behov

• bidra til bedre forståelse av mulighetsrommet i regelverket

• løfte fram gode spørsmål – ikke bare raske svar

Gjennom dette arbeidet har det blitt tydelig at kompetansebygging ikke er et enkelt tiltak, men en kontinuerlig prosess. Skal lokalmat bli en reell del av kommunenes innkjøpspraksis, må kunnskap utvikles, deles og videreutvikles over tid – i takt med regelverk, marked og kommunenes egne behov.

En åpen invitasjon til kommunene

Prosjektet har ikke funnet én løsning som passer alle kommuner. Men erfaringene viser at det finnes et reelt handlingsrom – og at mye kan oppnås gjennom tidlig involvering, økt kompetanse og mer praksisnær støtte.

Samtidig er det begynnende prosesser i flere kommuner i Østfold. Gjennom arbeidet er det etablert dialog med Indre Østfold, Marker, Rakkestad, Moss og Råde. Nye innkjøpsavtaler med mulighet for å kjøpe inntil 15 % av matinnkjøpet utenfor rammeavtale er på plass i Indre Østfold, Marker og Rakkestad. Dette gir et konkret handlingsrom for å ta i bruk mer lokalmat.

Som en del av aktivitetene i Grensens Smaker fremover planlegges det nå i Rakkestad og Marker en pilot der målet er å teste hvordan mer lokalmat kan tas i bruk i praksis. Arbeidet vil blant annet omfatte kompetanseheving for innkjøpsansvarlige, bedre utnyttelse av handlingsrommet i regelverket og kartlegging av volum og behov. Det skal også testes ut mulighet for innkjøp via lokale «huber», som Matfatet og Markens Grøde Butikk, for å utforske mer smidige løsninger for bestilling, logistikk og leveranser.

Dette viser at utviklingen er i gang – og at behovet for kunnskap, erfaringsdeling og praktiske løsninger er stort.

Guldkorn ønsker å jobbe videre sammen med flere av kommunene i Østfold om hvordan mer lokalmat kan finne sin plass i kommunenes innkjøpspraksis. Kommuner som vil utforske muligheter, dele erfaringer og lære av andre, oppfordres til å ta kontakt.

Kontakt:

Camilla Nordmo, daglig leder Guldkorn

camilla.nordmo@guldkorn.no

8 ting vi har lært om lokalmat i kommunene i Østfold

Mange kommuner ønsker mer lokalmat i offentlige måltider. Gjennom arbeidet i Grensens Smaker har vi sett hva som faktisk fungerer – og hva som stopper utviklingen.

Her er de viktigste læringene:

1. Viljen er der – men systemene stopper det

Utfordringen er sjelden motivasjon, men hvordan innkjøp er organisert.

2. Tidlig dialog er avgjørende

Når kravene først er satt, er det ofte for sent å få inn lokalmat.

3. Kompetanse er en flaskehals – på begge sider

Både kommuner og produsenter trenger bedre forståelse av hvordan dette gjøres i praksis.

4. Produktene finnes allerede

Utfordringen er ikke tilgang – men hvordan de kobles inn i systemene.

5. Én løsning passer ikke alle

Kommunene er ulike. Tiltak må tilpasses.

6. Samarbeid gir bedre resultater

Flere kommuner sammen gir større volum og mer forutsigbarhet.

7. Lokalmat er nærmere enn du tror

Avstanden er ofte større i kunnskap enn i geografi.

8. Innovasjon handler om hvordan vi jobber

Tett oppfølging og arbeid i reelle innkjøp gir effekt.

Konklusjon:

Det finnes et reelt handlingsrom. Nøkkelen er tidlig involvering, kompetanse og praksisnære løsninger.